特別使用とは、通常行うことができないとされる内容又は方法により、施設・印刷機器・備品を使用することをいい、次の種類に区分されます。
- 公演等特別使用
- 公演等の開催が目的
- 時間枠を超えた共用部屋の使用が可能
- 公益目的特別使用
- 公益上重要な目的・内容
- 特定特別使用
- 特例的な施設使用
- 第三者の利益を害しないことが条件
公演等特別使用について
- 公演等特別使用は、開館時間中に共用部屋を対外的な公演など特別な理由で使用する際に可能な申請利用することができる制度です。通常の予約での使用方法で定められた制限（使用時間、申請期間等）を超えて共用部屋の使用ができます。
- 特別使用は通常の使用よりも長時間を事前にとることのできる申請制度ですので、許可基準は比較的厳しくなります。申請可能団体や回数、使用目的等に制約があるほか、利用方法・タイムスケジュール等を詳細に申請することが求められます。
- 特別使用に関する規程は「特別使用規程」で定められています。こちらも併せてご確認ください。
申請について
申請できる団体
連絡委員登録を行っているかつ特別使用申請時より直近1回の連絡委員会に出席した団体
- 1団体が公演等特別使用を実施することができるのは1年間（5月～翌4月）あたり2回までです。ただし、新歓期（3月1日から5月31日まで）の公演等特別使用は1回までです。
- 2日間連続で公演等特別使用を実施することも可能ですが、それぞれの日について別々で申請する必要があります（2回分の使用とカウントされます）。なお、2日連続で使用する場合でも、1日目終了後の夜間に物品を共用部屋内に保管することはできず、一度原状回復していただく必要があります。
欠席フォームや連絡委員アンケートの提出のいずれかもしくは双方のみでは「連絡委員会への出席」とみなしませんが、以下の場合は出席と認められることがあります。
- 遅刻・早退・一時退出した時間が合理的な長さであると担当者が判断した場合
- 欠席フォームにサークル全員が出席できない理由を明記し、学生会館委員会から承認メールが送られた場合
申請期間
公演等特別使用を開始する日の2か月前～6週間前（厳守）
- 申請期間以外の申請は一切受け付けません。
- 申請に不備があった場合や異議申請があった場合等は再申請をお願いすることがあります。再申請も申請期間内で行う必要があります。そのため、特別使用をする予定がある場合は早めに申請することを強くお勧めします。
申請理由
公演等特別使用が認められる理由は「広く一般に公開されている、かつ年に数回しか開催されないもの」に限られます。公開対象が限定されるイベントや練習を主としたイベントは認められません。
［○認められる理由］一般に公開される演奏会、新歓活動の一環として行う公演会
［×認められない理由］公演の練習、OB向けなど入場対象を限定した公演、サークル入会希望者対象のイベント
音楽練習自粛願いについて
特別使用において、周囲の音楽練習・発声練習が公演等の実施に支障をきたす場合は、「音楽練習自粛願い」の申請を出すことができます。
- 音楽練習自粛願いは、共用部分での音楽練習・発声練習について、掲示によりそれらの自粛をお願いするものです。あくまでも自粛をお願いするものであり、一律に禁止するものではない点、ご留意ください。
- 音楽練習自粛願いは特別使用申請時にのみ受け付けます。
- 詳しくは、申請フォームの注意事項をご覧ください。
公演等特別使用の流れ
1. 申請
- 申請はオンライン（Googleフォーム）のみで受け付けます。
- すべての項目は注意事項に従って詳細に記入してください。記入されたものに基づき、学生会館運営委員会にて許可・不許可の審議を行います。
- 音楽練習自粛願いを出す場合はここで申請をしてください。公演等特別使用の申請フォームから申請できます。
- 不備がある場合、内容が不十分な場合は再申請をお願いすることがあります。
2. 申請受理、公示（申請後3-4日程度）
- 申請を受け付けた後、運営委員が申請内容の確認を行い、問題がなければ申請を受理し公示が行われます。
- 申請の許可・不許可に関する審議は後日、学生会館運営委員会にて行われます。申請が受理されても許可されるとは限りません。
- 申請不備等で受理されなかった場合は再申請を行ってください。再申請も申請期間内で行う必要があります。（申請期間の延長は行いません。）
3.公示期間（公示後一週間）
この期間に、競合する内容の公演等特別使用の許可申請が行われた場合、申請者間で協議していただき、その結果に基づき特別使用の許可を行います。協議が調わないときは、最初に行われた申請が優先されます。
4. 審議、許可（申請後1-2週間程度）
- 学生会館運営委員会にて許可・不許可に関する審議が行われます。
- 申請の不備等により許可できない場合は再申請を行ってください。再申請も申請期間内で行う必要があります。（申請期間の延長は行いません。）
- 許可の場合は許可通知を申請者に対して行います。
5. メールを確認
- 使用日の前日までに、申請時に記入したメールアドレスに許可メールが届いているかご確認ください。
- 許可・不許可の通知が届いていない場合はご連絡ください。
6. 当日の貸出
- 当日は許可メールの提示と申請者の学生証と交換に鍵を貸し出します。
- 申請した内容以外のことが行われている場合や部屋の使用に問題・違反が見られる場合等には、貸出後であっても使用許可を取り消すことがあります。
注意
特別使用は通常の使用よりも長時間を事前にとることのできる制度ですので、許可基準は比較的厳しくなります。また、団体の関係者による利用に問題がある場合などは、使用許可が下りない場合や許可が取り消される場合があります。使用中であっても許可が取り消されるケースもありますので、くれぐれも関係者が違反を起こすことのないよう注意をお願いします。
公益目的特別使用・特定特別使用について
公演等特別使用以外にも、所定の要件の下で、公益目的特別使用や特定特別使用が許可されることがあります。
詳細については、「特別使用規程」をご確認いただくか、学生会館運営委員会までお問い合わせください。