学生会館の部室は基本的に東京大学の学生証・教職員証・使用証と引き換えに貸し出していますが、申請を行うことで鍵の貸し出しの形態を変更することができます。
部室の鍵の貸し出し形態
2023年度より、コロナ禍以前同様に、以下の貸し出し形態を認めます。
（下記における「東京大学の学生証」には「使用証」「教職員証」も含みます）
1.東京大学の学生証で借りられる形態
2.会員証または東京大学の学生証で借りられる形態
3.会員証のみで借りられる形態
4.東京大学の学生証に加えて、会員証の2枚で借りられる形態
5.東京大学の学生証または他大学の学生証で借りられる形態
6.東京大学の学生証または他大学の学生証に加えて、会員証の2枚で借りられる形態
7.東京大学の学生証または他大学の学生証または会員証で借りられる形態
申請の方法
以下の申請フォームから申請を受け付けております。学生会館委員会で審議した後、当委員会から団体の連絡委員に許可または不許可の連絡を差し上げます。
3月1日〜同年5月上旬までに申請された場合は一部例外を除き6月1日から一斉に、5月中旬〜翌年2月末日までに申請された場合は個別対応として、随時反映します。
なお、申請から許可・不許可の連絡までに2〜3週間かかる場合があります。
※相部屋の場合、その部屋のすべての団体がこの申請を行うことが必要です。申請する形態も同じである必要があります。
会員証の導入を検討される方は以下もお読みください。
会員証制度とは？
部室の鍵の貸し出しを行う際の安全策として、会員証制度があります。会員証制度を取り入れた場合は、そのサークルの関係者であれば他大生やOB・OGでも部室の鍵を借りられたり、サークル構成員以外の立ち入りを制限したりすることができます。
※会員証は申請を行った部室の鍵の貸し出しにのみ有効です。
※会員証で鍵を借りている間は、学生証を使って他の部屋の鍵・印刷機を借りることはできません。
会員証の見本作成
申請をする前に、実際に用いる会員証の見本が必要となります（上の形態１と5のみ不要です）。会員証のテンプレートは以下のファイルをダウンロードして使用することができますが、以下の要件を満たせばこれを用いなくても構いません。
見本には、個人の氏名の記入や顔写真の貼付はしないでください。
会員証サンプル(形態2,3,7)[xlsx]
会員証サンプル(形態4,6)[xlsx]
会員証の必要事項
会員証には以下の事項を8pt以上の文字サイズで記載する必要があります。
- 団体名
- 部室名
- 氏名
- フリガナ
- 有効期限
会員証のみでの部室の鍵貸し出しが可能な形態（上の形態2,3,7）を申請する場合は、
- 顔写真の枠（30mm×25mm）
- 「学生証との同時使用を禁止する」といった注意書き
も必要となります。
会員証申請の諸注意
申請について
- 許可の連絡を差し上げて初めて会員証等での部室の鍵貸し出しが認められます。
- 会員証見本のデータに不備があった場合は再提出をお願いすることになります。そのため、こちらから許可の連絡を差し上げるまで個別の印刷はご遠慮下さい。
- 会員証審査が利用日に間に合わなかった場合の責任は負いかねます。
- 有効期限は原則次年度の5月31日までとなります。会員証の期限延長はコロナ禍での特別措置であり、2023年度から会員証の期限延長は行いませんのでご了承ください。毎年会員証の更新をお願いいたします。
見本について
- 表面の装飾は、必要事項がはっきりと見える程度なら問題ありません。
- 裏面の装飾は完全に自由です。
- 原則1団体に付き1つのデザインとなっておりますが、色違いなどの複数のデザインの会員証を使用したい場合も全ての見本を提出していただく必要があります。
- 昨年度の会員証と窓口で区別がつきやすいよう色やデザインを変更するようお願いします。
実際の貸し出しについて
- 顔写真はカラー、学生証の顔写真以上の大きさのものに限ります。
- 個別の会員証について、顔写真は「身分証明書等のコピーまたはそれに準じるもの」のみ受け付けます。
- 大きさは最大55mm×85mm程度になります。
- 会員証のラミネートは、学生会館・キャンパスプラザ窓口に依頼することができます。その場合は個別に印刷したものを開館時間中に窓口にお持ちください。
- 新会員証の使用開始日は原則6月1日ですが、前年度と貸出形態が同じ場合、追加で申請を行うことで使用開始日を先倒しすることが可能です。申請フォームは対象団体宛の会員証使用許可メールに添付いたしますので併せてご確認ください。
- 実際の運用開始後、会員証に記入漏れなどがあった場合は、セキュリティ面から部室の鍵の貸し出しは行えません。ご注意下さい。
- 申請形態とは違う形態で部室の鍵を借りることはできません。