学生会館運営委員会の担当

会議の進行や自治団体・学部とのやりとりなどを行っています。他の役職の状況を把握する必要があったり、種々の許可判断が求められたりと決して楽ではありませんが、その分やりがいも大きい役職です。

学生会館運営費交付金及び多文化交流施設運営費交付金の執行及び管理
学部から支給される額に応じて予算案を作成し、会議にてその承認を取り、その予算を執行する担当です。その役職柄上、議長や会計、消耗品担当、倉庫管理担当などと密に連携する必要があります。数十万円単位のお金を動かすという貴重な経験をすることができます。会計をするのは荷が重すぎるけれども、会計の仕事を経験してみたいという方におすすめの担当です。

予算及び決算の作成、執行及び管理、活動保障費の支給その他会計に関する事務で他の担当の所掌に属しないもの
委員会のお金に関する業務を広く扱います。年間で1,000万円以上のお金を管理しなければならない責任の重い役職ですが、その分やりがいもあります。特に半年に一度の決算作成において、不明金が発生していないと分かったときの達成感は非常に大きいです。
お金の管理は特に慎重に行う必要があるため、業務の多くは前年度に会計担当を務めた先輩運営委員が確認(ダブルチェック)を行います。1年目に担当として業務を一通り把握した上で2年目に担当補佐として確認を任されるため、担当補佐である2年目こそ本当に責任の重い立場になりますが、これは1年間かけて丁寧に引き継ぎを受けられるという意味でもあります。

運営委員会の会議記録の作成及び管理
月に4~5回開催される会議において、書記を務めます。基本的に在宅で仕事を完結させられる点が、この担当の大きな特徴です。

文書の管理及び秘密情報の保護並びに情報システムの保守及び管理
委員会で契約しているサーバーや、委員会が保有する様々なアカウントのパスワード、各運営委員へ付与する権限の管理など、委員会のセキュリティに関わる重要な部分を担っています。
※役職の性質上、議長などを一定期間以上経験した運営委員の中から任命されます。

ウェブサイト及びXアカウントの運営その他広報に関する事務で他の担当の所掌に属しないもの
学生会館・キャンパスプラザの公式サイトや公式Xの管理が主な業務です。委員会からのお知らせを素早く正確に皆さんにお伝えできるように努めています。

パンフレットの作成
例年一年生に配布するパンフレットを作成する業務になります。Adobeなどのソフトにも関われるので良い経験になると思います。新入生の方に学生会館・キャンパスプラザを知ってもらえるきっかけになれば幸いです。

学生会館連絡委員会の運営
※24年度までの情報です
変更が年に3回行われる連絡委員会の企画・運営を行っています。学生の皆さんに学生会館・キャンパスプラザについて知ってもらえるよう、多くの運営委員に協力してもらいながら準備しています。
Zoomで話すのは緊張しますが、無事に終えられるとほっとします。

施設及び備品の管理及び整備
学生会館・キャンパスプラザの修繕を担当しています。学部の担当者や業者の方と連絡を取り、施設の保全に努めています。

サークルロッカー及びサークルポストの保守及び管理
各団体に割り振っているサークルロッカー・ポストの割り振りを担当します。仕事の大半は年度始めの割り振り更新に伴うものです。

印刷機械類の保守及び管理並びに使用法の研修
学生会館ロビーに設置している印刷関連機器のメンテナンスや運営委員への研修、機種の更新などを主に行う担当です。印刷機に関する知識を得られるだけでなく、一般企業の方との交渉や企業の展示会への参加など、他のバイトでは滅多に経験することが出来ないことにも挑戦できます。

大掃除並びに共用部分の清掃に関する企画及び立案並びに運営
学生会館運営委員会では、年に3回ほど学生会館・キャンパスプラザの共用部屋・共用部分の大掃除を行っています。大掃除担当はこれらの清掃作業の日程調整・計画立案・実施時の総指揮・実施後の振り返りなどを行います。正担当と担当補佐に分かれ、正担当の前任者が担当補佐に就いて正担当を補佐する体制をとり、清掃技術を継承していく役割もあります。

年3回の大掃除以外にも、土休日や平日の空きコマを活用した清掃作業を不定期で行っています。建物入口ピロティの床清掃、屋上の草刈り、共用部屋カーテンの洗濯など、このような多岐にわたる清掃作業も大掃除担当の管轄です。高圧洗浄機、ポリッシャー、草刈機などの本格的な機械も登場しますが、経験豊富な先輩運営委員の協力も得ながら作業を進めることができるので安心です。

消耗品の管理
テープ類やペン類、電池、医薬品などの備品を管理し、在庫が少なくなったら購入の手続きを行います。どの通販サイトが最も安いかを調べ、よく検討する必要があります。

委員会の所有する倉庫及び備品の管理
委員会の所有する倉庫やその中にある一般貸出用備品や大掃除に用いる備品など、多岐にわたる備品を管理しています。年二回ある環境整備や駒場祭、大掃除の前後は備品の移動が多くなります。

拾得物の管理及び申請書類の作成
総務担当では、学生会館・キャンパスプラザで発生した拾得物の管理及び支援課への移管を行います。また、印刷機や備品の貸出証といった申請書類の作成・配備にも最終的な責任を負っています。

会員証等による貸出しに係る申請の受付及び処理
年度切り替わりに伴う部室の鍵貸出形態の管理が主な仕事になります。例年、4,5月を中心に申請が来るため、対応に追われますが、6月以降になるとその申請がバタっととまるのでしみじみと達成感を感じられる担当です。
一度に多くの団体と関わる必要があるため、並行処理や情報整理が得意という方におすすめの担当です。

シフトの作成並びに見習い及び研修の管理
学生会館運営委員では、月に2回窓口シフトの編成を行います。シフト担当は各開館日の事情や運営委員の希望に配慮しながら半月分のシフトを編成します。
また、同時に研修担当として見習いの対応も行います。登録した見習い全員が、業務を確実に習得しながら、スムーズに昇格できるように気を配っています。
特徴としては場所を選ばず柔軟に業務ができる点があります。また、多くの運営委員や見習いと関われるという点も魅力です。

名簿の作成及び管理並びに鍵及び錠の管理
期替わり毎の名簿作成、学生会館・キャンパスプラザに係る全ての鍵の維持管理が主な業務です。

運営委員の募集に関する企画及び立案
新歓期間において新入生の勧誘を担当しています。ビラ作成やサーオリ、立て看板などを担当します。

共用部屋の使用に係る抽選の実施並びに優先使用及び特別使用に係る申請の受付及び処理
ここ1,2年で大きく変化している担当です。以前まで手作業で行われていた共用部屋抽選がスプリクトを用いた申請処理となっており、現在、新システムを用いた自動抽選を導入しようとしています。導入後には多くのトラブルや変更があるかも知れませんが、文明の利器の力を大きく感じます。
新システムになっているということもあり、日々挑戦を続けている担当であると言えるでしょう。